Una parte importante del plan de negocios de una empresa emergente es su plan financiero. Lo cuantifica y explica. También informa sobre la sensibilidad a las finanzas del equipo emprendedor. La fiabilidad de las previsiones de una startup es baja por la incertidumbre del entorno y la falta de una historia que posibilite obtener relaciones estructurales entre sus variables. Aun así, el plan financiero ofrece al emprendedor y a terceros una guía de lo que pretende lograr el proyecto. Además, da una idea de su viabilidad económica. Debe ser un instrumento útil para gestionarlo y presentarlo a los inversores.
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Las previsiones han de ser razonadas mediante el uso de inductores
No se trata de buscar la falsa exactitud de los decimales, pero se necesita que exista una lógica entre los planes operativos y sus finanzas y que las previsiones financieras se justifiquen. Para ello, han de estimarse a partir de las variables causales que expliquen su comportamiento. Cada variable debe estimarse a partir de sus inductores. Los del entorno, como la tasa de natalidad que explica las ventas de un fabricante de artículos para bebés. También, los vinculados con la naturaleza de sus actividades y la gestión de sus operaciones. Por ejemplo, el coste de ventas es un porcentaje de las ventas. El inductor del coste de ventas son las ventas y el parámetro es el porcentaje que relaciona ambas variables. Este método de los inductores ayuda a comprender las estimaciones realizadas.
La organización de los datos
Los datos se deben introducir una sola vez y en una zona específica para ello. La identificación de las celdas con los datos de entrada puede hacerse mediante un sombreado de su fondo. No se deben introducir números escondidos dentro de las fórmulas y otras partes del modelo, pues luego costará trabajo localizarlos en caso de que se modifiquen las hipótesis. Por ello, es imprescindible diferenciar un área de entrada de datos y otra de cálculo y resultados.
La utilización de totales
Las previsiones, con frecuencia, agregan partidas simples para obtener otras que las acumulan. Por ejemplo, los gastos operativos son la suma de varias partidas (consumos, personal, servicios exteriores…). Es recomendable utilizar la partida acumulada en los tránsitos a otras partes del modelo y no las celdas individuales que la componen. Si se inserta una fila o una columna más, se modificará el importe total y el nuevo valor se usará en toda la hoja dónde se precise sin necesidad de cambiar también las fórmulas de otras zonas del modelo. Por ejemplo, las ventas deben obtenerse como suma de las previstas en varios territorios; si se añade otro territorio se añadirá otra celda y cambiará la que contiene las ventas totales que es la que se traspasa a la cuenta de resultados.
Una formulación sencilla y un modelo automatizado
Se debe procurar que los cálculos sean fáciles de comprender y actualizar. El cálculo de una variable compleja puede requerir el uso de más de una celda para evitar fórmulas largas y mostrar su cálculo paso a paso. Tampoco debe abusarse del uso de pestañas. Se trata de que el modelo sea recordado por quien lo diseñó y fácil de utilizar por otros usuarios. Además, el diseño y la organización de los cálculos deben asegurar que si se modifica un dato el modelo se actualiza automáticamente. El dato debe introducirse una sola vez y en la zona de entrada de datos. De esta manera, el modelo más complicado se actualizará si se cambia el valor en la celda de entrada sin el riesgo de olvidarse de cambiarlo en otros lugares. Se dispondrá así de un modelo flexible que facilite variar las previsiones.
La comprobación de los cálculos
Conviene habilitar celdas para comprobar que los cálculos son correctos; en caso de error deberá aparecer un mensaje que lo avise. Por ejemplo, el saldo de una matriz de gastos calculado como suma de los totales en vertical debe coincidir con la suma de los totales en horizontal. Para ello, se usará =SI(¨G13=H13;” ”;”Error”).
El formato de presentación
El esfuerzo principal ha de centrase en el contenido porque lo más importante de la previsión es la información que aporta. Pero ha de conseguirse que esa información se comprenda fácilmente por terceros, por lo que la presentación debe ser clara, sencilla y atractiva. El formato se rematará al final, cuando se ha terminado el modelo, para no tener que corregirlo con cada modificación de su contenido. Aunque el contenido debe dominar sobre la forma, el diseño de la presentación es importante porque:
- Capta la atención del lector.
- Contribuye a identificar y relacionar entre sí los contenidos.
- Facilita la visualización y comprensión de la información.
- Transmite una imagen de fiabilidad y profesionalidad que dan confianza en su autor.
La hoja de cálculo Excel facilita la preparación de las previsiones financieras puesto que ayuda a estructurar y realizar los cálculos y permite cambiar fácilmente los escenarios contemplados, las hipótesis empleadas y los parámetros de la previsión. Además, obliga a pensar. Una ayuda inestimable para el emprendedor y el éxito de su proyecto.
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Dr. Juan Pérez-Carballo Veiga
Socio de Converthia, expertos en finanzas y control de gestión
Máster en control de la gestión empresarial, Next Educación
