Los dos objetivos clave de cualquier tipo de organización, como una empresa o un proyecto, son sobrevivir y generar un resultado suficiente para satisfacer a sus partícipes. Un objetivo de riesgo y otro de utilidad. El primero domina al segundo porque para ganar una carrera es necesario terminarla.
Claves en el control de la gestión
Lo primero es sobrevivir
Para lograr esos objetivos lo importante es comprender la finalidad, las circunstancias y el funcionamiento de la organización y en lo que no puede fallar. Luego, hay que identificar qué debe hacer muy bien para obtener la satisfacción de los interesados. Identificar de entrada esos riesgos y factores clave de éxito exige un esfuerzo riguroso porque son lo decisivo para lograr los resultados deseados.
Hay que controlar para evitar el error y potenciar el éxito
Tres tipos de control de control de gestión habituales y complementarios son el preventivo, el de la acción y el del resultado. El primero, que se realiza antes de la ejecución, es el más eficaz y eficiente. Aunque no es el más frecuente, sí es el que contribuye mejor a que la ejecución sea la correcta porque se aplica planificando y organizando antes de pasar a la acción. Ahí es donde se evitan los errores gordos y se encuentran las soluciones más adecuadas. Principalmente, porque una vez elegido un camino, corregirlo si resulta erróneo puede costar mucho dinero y retrasos. Fue el caso de los trenes que incumplían las condiciones de paso por los túneles; el de los aeropuertos que se construyeron donde no había pasajeros; el del edificio escaso para cobijar la vasija de una central eléctrica; o el de abrir un nuevo hospital sin personal sanitario.
Los otros dos tipos de control de gestión también importan
El control de la acción, aunque reacciona a medio camino, corrige en cuanto advierte el error. El control del resultado, aunque llega muy tarde, identifica lo que ya se ha hecho mal (o bien) y guía como corregirlo (o potenciarlo). Los dos, porque ayudan a aprender para mejorar. El peligro de ambos es su retraso y que la solución que aporten sea ya tan dolorosa como el problema del que advierten. Esto sucedió con los trenes, los aeropuertos, el edificio de la central o el del hospital vacío. Por eso el control preventivo es más eficaz al tratar de evitar que surja el error.
Frente al control de mide, evalúa y corrige se impone el de vete, mira y evita
Se puede disponer de muchos datos y de potentes calculadoras, pero en control de gestión el protagonista es el analista. Lo importante son sus competencias para plantear los problemas (u oportunidades) porque uno mal planteado conduce al desastre. La empresa gobernada por el dato (data driven) no debe doblegar las ideas y su contraste. La experiencia no puede someterse al dictado del dato. Prevenir sucesos extremos como el Covid-19 quizá precise más reflexión que disponer de muchos datos y análisis. Entre otros, The World Economic Forum lo venía avisando desde hacía años. Aunque en control de gestión decirlo no basta. Hay que conseguir que los implicados levanten la cabeza, comprendan y actúen… a tiempo.
Lo que más precisa el control de gestión es atención y sentido común
Los números son muy importantes, pero pueden confundir porque tienden a ser relevantes por sí mismos dada la tangibilidad que brindan y su aparente precisión. Esa imagen de exactitud otorga al dato un estatus indebido si no mide aquello que se debe o lo hace erróneamente. También, tantos números pueden esconder lo que realmente importa. Por eso el control de gestión precisa prestar más atención, dedicación y sentido común a pensar y planear lo importante antes de entrar en escena. El resto puede ser incluso solo decimales.
Dr. Juan Pérez-Carballo
Socio de Converthia, expertos en finanzas y control de gestión
Director del Máster en Dirección Financiera y del Máster en Control de
la Gestión Empresarial de Next Educación y la Universitat de Lleida.
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