Un buen portavoz no solo transmite los mensajes estratégicos de una organización. Además, debe conectar con distintos públicos, ser creíble y generar confianza. La inmediatez de internet y de las redes sociales ha motivado que la agilidad y las habilidades de comunicación de estos profesionales se amplifiquen. Estas son algunas de las técnicas que utilizan.
Estrategias para ser un buen portavoz
1. Preparación
Por muy hábil que uno sea, la improvisación no es una opción. Tener los datos, manejar las variables de la situación, del hecho sobre del qué se va a hablar, permite prever los escenarios que interesa abordar. Pero, sobre todo, acota los mensajes que se quieren transmitir. Además, contar con una buena preparación aporta seguridad.
2. Mensajes breves y claros
Los mensajes eficaces garantizan una parte importante del éxito de un portavoz. Deben ser relevantes y atractivos, es decir que generen interés. Hay que construir frases cortas y con orden lógico. Es muy importante saber sintetizar las ideas clave en segundos. El Dr. Manuel Campo Vidal, periodista y presidente de Next Educación, especifica en su libro Eres lo que comunicas que “es esencial construir los mensajes de forma que tengan cabida en los formatos audiovisuales. Si puede ser con 20 segundos o menos, y si puede ser en muchas ocasiones con menos de 280 caracteres, para que tengan cabida también en Twitter”.
(Si quieres profundizar más en este tema, puedes ver en este enlace la masterclass Las claves de la comunicación política impartida en Next Educación por María Rey, periodista y vicepresidenta de la Asociación de la Prensa de Madrid)
3. Hacer sencillo lo complejo
Una comunicación tan especializada que solo la entiendan los expertos, es un error. Un portavoz debe ser didáctico. Debe tener la habilidad de saber traducir conceptos técnicos en explicaciones sencillas. Hay que ser compresivo, respetuoso y sobre todo desterrar la arrogancia. “La arrogancia es uno de los males más extendidos entre los dirigentes y personas con responsabilidad en todo el mundo. Es un terrible defecto muy traidor”, indica en su libro Manuel Campo Vidal. Y aconseja que no solo hay que evitar serlo, sino que también hay que cuidar no parecerlo.
4. Storytelling del portavoz
Es importante construir un relato. Esta herramienta es muy útil para establecer un hilo conductor con el que hacer llegar un mensaje que deje huella. Y esto no quiere decir que se requieran grandes dotes narrativas. Va más de transmitir emociones, de fundirse con la cotidianidad de las personas a las que queremos llegar, con situaciones que tienen mucho de verdad. “Esta tarea de hacer sentir emociones es imposible si quien toma la palabra no las siente”, escribe Manuel Campo Vidal.
5. Serenidad, autocontrol y sobre todo empatía
Ante situaciones adversas, un buen portavoz debe tomar la iniciativa, ser ágil dando respuestas, y sobre todo debe mostrar serenidad y soltura. La entonación, el volumen de la voz, la gestión de los silencios son clave. “El silencio, la pausa, debe preceder a cualquier mensaje importante, destacando así su comprensión y facilitando el impacto positivo en la huella de la memoria de quien escucha”, indica Manuel Campo Vidal.
Aquí también juega un papel crucial la empatía. Conectar con los públicos implica ponerse en el lugar del otro, de la audiencia. Hay que saber lo que le gusta y lo que les genera rechazo. En definitiva, esforzarse por encontrar puntos comunes y establecer vínculos emocionales. Unas palabras que no encajan pueden agravar una crisis reputacional.
6. Que tu cuerpo hable bien
Todo dice: la postura, los gestos, el movimiento de la cabeza, de las manos, la imagen. La comunicación no verbal también es clave cuando se quiere conectar. Los movimientos y la expresión del rostro tienen que ser relajados, evitando cualquier signo de inseguridad. Cruzar los brazos, meter las manos en los bolsillos o ponerlas detrás de la espalda puede indicar distanciamiento, estar a la defensiva o desinterés.
7. Colaboración con los medios
El valor de un portavoz también se mide por las sólidas relaciones que mantenga con los medios. Una actitud facilitadora, entendiendo y respetando el trabajo que realizan los periodistas es esencial.
Hay que estar disponibles para atenderlos cuando se requiera, mantener un diálogo fluido y permanente, facilitar documentación de primera mano. Es importante ofrecer información actualizada de la compañía o la institución a través de la página web, dosieres o distintos materiales de comunicación.
8. Transparencia y autenticidad
Ambas son básicas para conforman la llave maestra de la credibilidad. Hacer malabarismos para evitar las preguntas difíciles, en la mayoría de los casos, es contraproducente. Siempre puede darse una situación que incomoda, pero es mejor abordarla y ser francos. Incluso, se puede explicar por qué no se responde a una determinada pregunta.
La mejor forma de llegar a ser un buen portavoz es formarse
Por eso, en Next Educación contamos con el Máster Universitario en Comunicación Política Avanzada con el que te especializarás en comunicación política y portavocía. También te puede interesar otro de nuestros programas más innovadores, el Máster en Dirección de Comunicación Corporativa y Márketing Digital.
