Organizar un evento puede resultar complicado cuando te enfrentas a ello por primera vez. La incertidumbre es normal, suelen surgir dudas y puedes sentirte perdido porque no sabes qué pasos debes seguir. Nosotros queremos ayudarte a que triunfes por eso te presentamos…
5 claves para organizar un evento de manera eficaz
1. Define los objetivos
Antes de empezar a planificar cómo vas a organizar tu evento debes tener presente qué pretendes conseguir con su realización. Todos tienen unos propósitos, ya sea una pequeña reunión, una conferencia o un evento de gran envergadura. Identifica la razón por la que quieres organizarlo y determina cómo su ejecución te va a ayudar a lograrlo. Lo mejor es que establezcas un objetivo principal y varios secundarios que te ayuden a alcanzarlo.
2. Identifica al público objetivo e invitados
Una vez que has establecido los objetivos debes definir a quién va a estar dirigido. No a todas las personas les va a interesar tu evento, por lo que tienes que identificar a un público que consideres que te va a ayudar a cumplir esos objetivos que te has marcado. Además, esto te va a ayudar a definir la lista de invitados, ya que así vas a saber qué personas pueden encajar en el evento. Es muy importante este paso, puesto que tu público y los invitados van a ser tu audiencia, y de ellos va a depender que tenga visibilidad.
3. Planificación y logística
Planificar cómo va a ser el evento es vital para que se pueda desarrollar de una manera eficaz. Probablemente se van a producir cambios una vez que se esté ejecutando, ya que suele haber fallos a lo largo del directo. Por ello es fundamental que tengas una planificación previa donde contemples qué cosas pueden suceder.
Además, debes establecer la logística del evento: dónde se va a realizar, quiénes van a acudir, cómo van a llegar hasta el lugar, cuántas personas irán… Para controlar la asistencia lo mejor es que realices un formulario donde la gente se pueda apuntar, así te crearás una base de datos.
También tienes que determinar el programa: fecha y hora, qué va a ocurrir… Es muy útil que realices una escaleta sobre el acto. De esta manera tendrás todo planificado al milímetro. Luego podrás modificarlo, pero es una buena forma de tenerlo todo controlado y no partir desde cero.
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4. Presupuesto
Determina un presupuesto para todo el evento, detalla en él los posibles gastos que vas a tener y los ingresos. Así lo tendrás todo controlado y sabrás cuánto te puedes gastar en su realización y promoción. Ten presente todo lo que necesitas y en base a eso establece un presupuesto que esté a tu alcance. Resulta muy útil que busques patrocinadores del mismo sector de tu evento para que te ayuden en este aspecto.
5. Promoción
Otra de las cuestiones fundamentales es la promoción del evento, ya que por mucho que vayas a organizarlo, si no le das visibilidad nadie va a conocer lo que estás haciendo. Para ello es vital el Marketing y la Comunicación. Puedes realizar notas de prensa antes, durante y después del acto, para reflejar aquellos aspectos más destacables. Además, es imprescindible difundirlo por las redes sociales. También es muy importante que envíes recordatorios a los asistentes unos días y horas antes de que se realice.
En definitiva, para organizar un evento de manera eficaz…
es fundamental establecer una buena planificación. Ten en cuenta que la primera vez que realizas un evento puedes cometer muchos errores, pero con la práctica conseguirás solucionarlos y luego te convertirás en un experto. Puedes consultar los Foros que realizamos en Next Educación para que los tomes como referencia, y también nuestros programas académicos de Comunicación, para que te conviertas en un especialista de los eventos.
